Rechnungsversand per Internet ist schnell, quasi kostenlos und schont die Umwelt. Es spricht somit nahezu alles dafür, auf den „altertümlichen“ Postweg zu verzichten. Mit als erste haben dies Telekommunikationsunternehmen erkannt. Sie bieten durchweg die „Rechnung online“ – einloggen, downloaden, abspeichern, ausdrucken. Viele Unternehmen wollen es ihnen gleichtun, verzichten allerdings auf das technisch aufwendigere Einlog-System: Sie verschicken die Rechnung gleich per E-Mail. Und locken damit den gewerblich tätigen Empfänger in eine Steuerfalle!

Denn zunächst ist eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann hundertprozentig finanzamtssicher, wenn der Absender diese mit einer „elektronischen Signatur“ versieht, was in den seltensten Fällen vorkommen dürfte. Die E-Mail-Rechnung entpuppt sich deshalb allein schon dadurch als Zeitbombe – bei einer Betriebsprüfung könnte sie als „nicht abzugsfähig“ eingestuft werden. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der wohl den meisten Unternehmern nicht klar sein dürfte: Liegt diese Rechnung nur als Ausdruck und nicht im originalen E-Mail-Format vor, könnte der Betriebsprüfer dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht werten.

Aufzeichnungsfrist gilt auch für E-Mails

Bekanntlich müssen Rechnungen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft auch elektronische Dokumente. In § 147, Absatz 6 der Abgabenordnung heißt es dazu: „Sind die Unterlagen … mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“ Der Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original – die ursprüngliche E-Mail – sehen wollen. Ist diese nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar einer Steuerschätzung führen!

Unser Tipp

Steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich nach dem Ausdruck nicht leichtfertig löschen, sondern im E-Mail-Programm in speziellen Ordern einsortieren. Legen Sie am besten Ordner für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz an und speichern Sie diese am Jahresende in Archiven. Beim populären Outlook funktioniert das so: Klicken Sie unter „Datei“ auf „Archivieren“, wählen einen Ordner aus und weisen ihm Speicherplatz und Dateinamen zu, zum Beispiel „Rechnungen_2010“. Outlook fasst dann alle Mails in einer „persönlichen Ordner-Datei“ mit der Endung „.pst“ zusammen. Haben Sie alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD. Und nur die händigen Sie dem Betriebsprüfer aus. Zur Kontrolle sollten Sie dem Prüfer einen PC zuweisen, auf dem Outlook im „Urzustand“ – also ohne eine einzige empfangene oder gesendete Mail – installiert ist. Er kann dann die PST-Dateien von der CD importieren, und Sie laufen keine Gefahr, dass der Prüfer „nebenbei“ Ihre E-Mail-Korrespondenz liest …

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Mit Factoring aus der finanziellen Klemme

Sie haben größere Außenstände, und zwar bei einigen wenigen Kunden? Dann lohnt es sich, über Factoring nachzudenken. Denn das kann Ihre Liquidität schnell wieder herstellen. Mehr dazu…

Mit Know-how-Blogs auf den Bildschirmen potenzieller Kunden

Einst als Internet-Hype gefeiert, haben sich einige Blogs (Online-Tagebücher) längst als ernsthaftes Informationsmedium etabliert. Beliebt sind vor allem Blogs, in denen es um Fachwissen geht. Das können Sie für Ihre Unternehmen ausnutzen. Was Sie dafür tun müssen, lesen Sie hier…

Wenn Kunden Sie loben…

… dürfen Sie diese Aussagen unter bestimmen Bedingungen ohne ausdrückliche Freigabe auch veröffentlichen. So ein aktuelles Urteil des Bundesverfassungsgerichts. Mehr dazu lesen Sie hier…

Verzugszinsen? So kommen Sie zum richtigen Betrag

Schon ab dem ersten Tag nach dem von Ihnen in der Rechnung angegebenen Zahlungsziel können Sie Verzugszinsen geltend machen. Selbst wenn Sie kein Zahlungsziel angegeben haben, sind die Zinsen laut BGB bei gewerblichen Kunden nach 31 Tagen fällig. Bleibt die Frage: Wie berechnet man diese korrekt? Wir geben Ihnen dazu nicht nur Tipps, sondern auch den Link zu einem kostenlosen Online-Verzugszinsenrechner, und zwar…

Absolut konkurrenzlose Produkte gibt es so gut wie nicht mehr. Dass sich dennoch manche weitgehend vergleichbare Artikel besser verkaufen als andere, liegt am cleveren Marketing. Entscheidend ist dabei die „unique selling proposition“ (USP), zu Deutsch: das Alleinstellungsmerkmal. Der Unterschied zum Konkurrenzprodukt muss gar nicht mal real existieren. Hauptsache, der Käufer glaubt, etwas Besonderes zu kaufen. Berühmtes Beispiel für eine fiktive USP-Vermarktung ist „Mon Chéri mit der Piemont-Kirsche“. Laut dem Online-Lexikon Wikipedia kommt die Kirsche nicht etwa aus Italien, sondern wird dort eingekauft, wo der Hersteller die besten Konditionen erhält. Eine Kirschsorte dieses Namens existiere überhaupt nicht …

So gut fiktives USP-Marketing auch funktioniert, es hat einen großen Nachteil: Es ist teuer, da die Botschaft permanent kommuniziert werden muss, um nicht in Vergessenheit zu geraten. Wer nur über ein geringes Werbebudget verfügt, sollte sich etwas anderes einfallen lassen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Und zwar die „Erschaffung“ einer echten USP. Drei Methoden haben sich dabei in der Praxis bewährt:

Raus aus der Schnäppchen-Ecke

Vergleichbare Produkte finden ihre Märkte in erster Linie über den günstigen Preis. Die Margen sind hier aber meist sehr mager. Wer Artikel verkauft, die aus mehreren austauschbaren Komponenten bestehen, kann davon einige als „Extras“ verkaufen und so einen deutlich höheren Gesamtpreis erzielen. So ließe sich ein kompletter Multimedia-PC für 800 Euro auch Abverkauf fördernd als „Multimedia-Einstiegs-PC“ für 400 Euro anbieten – ein schnellerer Prozessor, mehr Arbeitsspeicher, eine bessere Grafikkarte und eine größere Festplatte kämen als individuelle Tunig-Teile hinzu. Endpreis: wenigstens 950 Euro. Die USP wäre hier „stellen Sie ihren Rechner selbst zusammen.“ Einer der weltweit erfolgreichsten PC-Anbieter arbeitet nach diesem Prinzip.

Verbessern Sie die Ausstattung und erhöhen Sie die Preise

Was nichts kostet, kann nichts sein. Diese Volksweisheit ist nach wie vor gültig. Dennoch ist der Markt voll von Produkten, die rein vom „inneren Wert“ her deutlich teurer sein müssten Tintenstrahldrucker, MP3-Player und Handys beispielsweise. Um hier der Vergleichbarkeitsfalle zu entrinnen, müssen die Produkte zunächst wertiger aussehen und sich auch so anfühlen. Glas und Stahl statt Plastik zum Beispiel (siehe iPhone 4 von Apple, Verkaufspreis: mehr als 900 Euro). Als Händler hat man auf das eigentliche Produkt naturgemäß so gut wie keinen Einfluss. Wohl aber auf die Präsentation der Ware. Überprüfen Sie Ihr Sortiment, ob Sie nicht durch repräsentative Verpackungen mehr Eindruck schinden können. Und setzen Sie den Preis entsprechend hoch. Hilfreich ist auch hochwertiges Zubehör, das hilft, den höheren Endverkaufspreis zu rechtfertigen.

Bieten Sie Zusatzleistungen an, die nichts oder nur wenig kosten

Amazon, der weltweit größte Online-Händler, ist nicht zuletzt deshalb so erfolgreich, weil er – trotz höherer Preise als der Wettbewerb – für seine Schnelllieferung bekannt ist. Es vergehen in der Regel keine 24 Stunden zwischen Internet-Bestellung und Zustellung. Das wissen die Kunden zu würdigen. Weitere Kundenbindungsmaßnahmen wären der kostenlose Rückversand auch für Waren unterhalb von 40 Euro, eine Verlängerung der gesetzlichen Gewährleistungsfrist oder eine kostenlose Telefon-Hotline. Guten Kunden können Sie außerdem spezielle Rabatte oder Lieferung auf Rechnung einräumen.