„Ohne klare Strukturen geht’s nicht!“

• Beratungskunde: Autolux Vertriebs- und Beratungsgesellschaft m.b.H, Poststraße 3, A-8753 Fohnsdorf
• Branche: Energiewirtschaft
• Ausgangslage: Volle Auftragsbücher aber erhebliche Defizite in der Abwicklung
• Ziel: Neustrukturierung des Vertriebs wie auch des Innendienstes und damit Steigerung der Effizienz
• Ansatz: Betriebswirtschaftliche Analysen und darauf aufbauende Handlungsempfehlungen
• Umsetzung: Entwicklung neuer Personalstrukturen, eines umfassenden Berichtswesens und Einführung individueller, nachprüfbarer Prämien und Boni
• Ergebnis: Dank der neuen Personalstruktur und transparenter Kommunikationswege kann der Beratungskunde die Aufträge nun problemlos abwickeln und mit einer Umsatzverdoppelung innerhalb eines Jahres rechnen

Über die Autolux Vertriebs- und Beratungsgesellschaft m.b.H

Autolux bietet innovative Lösungen für kommunale Lichtanwendungen. Angefangen von Straßenbeleuchtungen über Weihnachtsbeleuchtungen und Lichtspiele bis zu Objektbeleuchtungen liefert das Unternehmen eine Vielzahl individueller Umsetzungsmöglichkeiten, basierend auf modernster, wartungsarmer sowie energiesparender Licht-Technik. Die Autolux Vertriebs- und Beratungsgesellschaft m.b.H wurde 2005 gegründet, beschäftigt 14 Mitarbeiter und wird 2011 voraussichtlich 1,4 Mio. Euro Umsatz generieren.

Weder schlecht noch gut

Angetreten ist die Autolux Vertriebs- und Beratungsgesellschaft m.b.H, um Städten, Gemeinden und Kommunen innovative, umweltfreundliche und Kosten sparende Beleuchtungskonzepte und -systeme anzubieten. Die technische Basis dazu stellte am Beginn die Schwesterfirma Autolux Handel- und ProduktionsgmbH (sic!) in Kuchl bei Salzburg zur Verfügung und mittlerweile hat man mit der Indal Gruppe (mit Produktionen in Holland, Spanien, Frankreich) einen Partner im Boot, mit welchen der Erfolg am Markt langfristig gesichert ist.

Eigene Patente, jahrzehntelange Erfahrung und ein umfassendes lichttechnischen Portfolio sollten der auf Vertrieb und Beratung spezialisierten Dependance im steirischen Fohnsdorf eigentlich zu einem „Raketenstart“ verhelfen. Dem war aber nicht so, wie Gründer, Teilhaber und Geschäftsführungsmitglied Hannes Pirker verrät: „Unsere Geschäfte liefen auch zwei Jahre nach der Gründung weder schlecht noch gut.“ Dabei habe der Markt ausgesprochen positiv auf die Angebote reagiert. „Nur mit der Umsetzung der Aufträge sind wir nicht so recht klar gekommen“, sagt der 47-Jährige. „Mein Geschäftsführer und ich haben unseren Mitarbeitern sehr viel Handlungsfreiraum bzw. Freiheiten gegeben. Dadurch kamen wir zeitlich und auch finanziell recht oft ins Hintertreffen.“

Vollends ins Wanken geriet Autolux nach der Einführung weißer, hochleistungsfähiger und dabei bezahlbarer Leuchtdioden (LEDs). Plötzlich gab es Möglichkeiten, Straßen und Plätze sowohl hell als auch Energie sparend zu beleuchten. Und Autolux konnte das dafür notwendige Know-how und zugleich das technische Equipment anbieten. „Wir wurden von Anfragen förmlich überrannt“, erinnert sich Pirker.

Mit den existierenden flachen Hierarchien und den großen Freiräumen der Mitarbeiter (Pirker: „Jeder hat alles gemacht“) sei das Volumen nicht mehr beherrschbar gewesen. Pirker holte sich Hilfe bei der Unternehmensberatung Becker von Buch. Und die habe „sozusagen den ganzen Laden umgekrempelt“.

Weniger Individualität aber mehr Geld

Zunächst entwickelte der Becker-von-Buch-Berater einen Stufenplan zur Umstrukturierung, erzählt Pirker. „Standards wurden definiert, ein Berichtswesen eingeführt und das Prämiensystem etabliert.“ Bei der Einführung der Neuerungen habe es allerdings bei einigen Mitarbeitern lange Gesichter gegeben. „Gestört hat einige die Kontrollmechanismen, sie durften plötzlich nicht mehr so arbeiten, wie sie es von früher her kannten“, sagt er. „Bis sich schließlich herausstellte, dass bei der Auftragsbearbeitung weniger Reibungsverluste entstanden und Redundanzen ausgeräumt waren.“

Inzwischen ziehen alle Autolux-Angestellten an einem Strang, so Pirker. Nicht zuletzt dank des neuen Prämiensystems, das bei den meisten sehr positiv aufgenommen würde. „Prämien und Boni hatten wir früher auch schon, doch das Geld wurde eher wie eine allgemeine Trinkgeldkasse gehandhabt: Alles wurde gleichmäßig verteilt.“ Seit der Beratung durch Becker von Buch bekomme aber jetzt „jeder das, was er verdient“. Dies hätte erheblich zur Motivation der Mitarbeiter beigetragen, sagt Pirker. „Und motivierte Mitarbeiter tragen sich auch nicht mit Abwanderungsgedanken.“ Denn noch hätte Autolux gegenüber dem Wettbewerb einen Know-how-Vorsprung von zwei Jahren. „Das soll auch so bleiben. Deshalb müssen wir ein Unternehmensumfeld schaffen, in dem jeder seine fest umrissenen Kompetenzen hat und diese mit Leistungsbereitschaft und Erfolgswillen ausfüllt.“

Pirkers Fazit nach der Beratung durch Becker von Buch:

„Wer wartet, bis es eigentlich schon zu spät ist, braucht keinen hochqualifizierten Unternehmensberater mehr. Rechtzeitig die richtigen Weichen stellen, das ist der Königsweg gerade in technologisch aufgestellten Firmen. In Becker von Buch haben wir ein Beratungsunternehmen gefunden, dass uns aus der Vergangenheit der ‚verpassten Chancen‘ in eine erfolgreiche Zukunft führt.“

Zu Schnäppchenjägern haben Handelsunternehmen seit jeher ein ambivalentes Verhältnis. Denn einerseits sind sie Kunden, die Umsatz bringen, andererseits schmälern sie die Margen teilweise erheblich. Seit es im Internet Portale wie „Groupon“ gibt, hat sich eine neue Spezies rasend schnell entwickelt: Die Rabattjäger! Die suchen ausschließlich das „Superschnäppchen“, und zwar online.

Für Handelsunternehmen mögen diese Zeitgenossen noch vertretbar sein, für Dienstleister können sie aber den Untergang bedeuten. Denn hier wird menschliche Arbeitskraft verkauft, und das geht nur nach und nach, nicht parallel. Würde beispielsweise ein Heizungsinstallateur als Ein-Mann-Betrieb Lieferung und Einbau einer Brennwerttherme 25 Prozent unter den marktüblichen Preisen anbieten, wäre das für ihn der Ruin: Schließlich will die Online-Rabattbörse einen zweistelligen Anteil an der Preisminderung, so dass der Rabatt schließlich bei 50 oder noch mehr Prozent liegt. Und selbst wenn sich 100 neue Kunden einfinden; wie will er diese in angemessenem Zeitrahmen bedienen?

Unser Rat:

Nutzen Sie Online-Rabattbörsen nur dann, wenn Sie margenstarke Waren anzubieten haben, die Logistik keine Probleme darstellt und die Man-Power vorhanden ist. Sie sollten nicht vergessen: Rabattjäger legen wenig Wert auf Service, für sie zählt nur eines: der Preis!

Peter Drucker:

“Eine Analogie (zum Manager) liefert der Dirigent eines Symphonieorchesters, durch dessen Einsatz, Vision und Führungskraft die einzelnen Instrumentalparts, die für sich allein genommen nur ´Lärm` sind, zum lebendigen Ganzen der Musik zusammenwachsen. Aber dem Dirigenten liegt die Partitur des Komponisten vor; er ist nur Interpret. Der Manager ist Komponist und Dirigent in einer Person.”

Sune Carlson:

“Vor dieser Studie stellte ich mir den CEO stets als einen Orchesterdirigenten hoch oben auf seinem Podest vor. Jetzt bin ich in gewisser Hinsicht geneigt, in ihm die Marionette zu sehen, an deren Strippen Hunderte von Leuten ziehen, um sie zu zwingen, sich so oder anders zu verhalten.”

Leonard Sayles:

“Der Manager ist wie der Dirigent eines Symphonieorchesters, der bestrebt ist, eine wohlklingende Aufführung zu gewährleisten, in der die Beiträge der einzelnen Instrumente koordiniert und sequenziert, in ein Muster gebracht und im Tempo aufeinander abgestimmt werden, während die Orchestermitglieder diverse individuelle Schwierigkeiten meistern, Bühnenarbeiter Notenständer bereitstellen, Hitze und Kälte dem Publikum und den Instrumenten zu schaffen machen und die Sponsoren des Konzerts auf widersinnigen Programmänderungen bestehen.”

Welcher Metapher stimmen Sie zu?

Vor mehr als 15 Jahren definierte der US-amerikanische Zukunftsforscher John Naisbitt den Begriff „High Touch“. Der Wissenschaftler ist der Ansicht, dass die völlige Automatisierung aller geschäftlichen Beziehungen (High Tech) früher oder später scheitert und dass es keinen Ersatz für die “persönliche Note” gibt. Dass er damit offenbar richtig liegt, zeigt die derzeitige Situation bei einigen mittelständischen Betrieben: Trotz guter Auftragslage verlassen qualifizierte Fachkräfte das Unternehmen und wenden sich dem Wettbewerber zu. Die verbliebenen müssten nun eigentlich mehr arbeiten, um das Pensum zu schaffen. Denn Ersatz ist auf dem Arbeitsmarkt kaum in Sicht. Dass dies in den seltensten Fällen funktioniert, liegt oft an mangelnder Motivation. Und die lässt sich laut Naisbitt nur über jene „persönliche Note“ erreichen.

In den vergangenen Jahren haben viele Firmen in modernste Kommunikationstechnik investiert. Die rein digitale Kommunikation per Smartphone oder Internet mag zwar Prozesse beschleunigen und verbessern, die Lebensqualität der Mitarbeiter bleibt dabei aber häufig auf der Strecke. Es fehlt oft einfach an der persönlichen Ansprache, am direkten zwischenmenschlichen Dialog! Das Geld allein nicht als Motivation reicht, ist schon lange bekannt und wird auch immer wieder durch Umfragen und neue Studien belegt. So z.B. auch von einer aktuellen Umfrage von Forrester Research. Demnach ließen sich zwei Drittel der befragten IT-Experten schon durch ein gutes Verhältnis zu Vorgesetzten motivieren. Wenn dieser allerdings nur durch E-Mails, SMS oder Video-Chats zu erreichen sei, würden die von Naisbitt beschworene „persönliche Note“ und damit die Motivation über kurz oder lang verkümmern.

Meine Tipps zur Mitarbeitermotivation in Stress-Zeiten:

• Definieren Sie in Einzelgesprächen gemeinsam zu erreichende Ziele.
• Pflanzen Sie Ihre Vision in die Köpfe Ihrer Mitarbeiter.
• Schaffen Sie Vertrauen durch Verständnis und seien Sie auch mal “Mensch”. Personalführung nach Gutsherrenart stößt auf Ablehnung!
• Sorgen Sie für gute Rahmenbedingungen, beispielsweise für Zuschüsse zu Fahrtkosten oder Mahlzeiten.
• Übertragen Sie mehr Verantwortung, um Positionen interessanter zu machen.
• Ganz wichtig: Seien Sie ein Vorbild an Zuverlässigkeit, versprechen Sie nichts, was Sie nicht auch halten können.
• Empfehlenswerte Lektüre: „Soziale Intelligenz“ von Daniel Goleman

Als echter Motivationsschub hat sich in einem unserer letzten Beratungsprojekte übrigens eine Entscheidung erwiesen, die auf den ersten Blick wie ein technologischer Rückschritt anmutet: Die E-Mail-Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen eines Unternehmensstandorts wurde für einen bestimmten Zeitraum komplett abgeschafft! Mails konnten nur noch an Externe geschickt und von diesen empfangen werden. Das Erstaunliche: In dieser Firma sprach man plötzlich wieder miteinander, auch in der Chefetage. Unangenehme Dinge mussten nun persönlich geklärt werden und nicht mehr hinter der Maske einer E-Mail. Das hat das ganze Team zusammengeschweißt, zu deutlich mehr Spaß an der Arbeit und damit zu mehr Effizienz geführt.

Auch Henry Mintzberg – wohl einer der bedeutensten Managementvordenkern – schreibt in seinem Buch “managen“: “die Gefahr der email liegt darin, dass sie dem Manager den Eindruck vermitteln, im Kontakt mit anderen Menschen zu stehen, während der einzig reale Kontakt derjenige zur Tastatur ist. Das kann ein altbekanntes Problem der Managertätigkeit verstärken: Eine schillernde neue Technologie vermittelt dem Manager die Illusion, die Situation im Griff zu haben…Am Telefon kann man den anderen unterbrechen, grummeln oder von einem Punkt zum anderen springen; in Besprechungen kann man zustimmend nicken oder gelangweilt abwinken. Erfolgreiche Manager nehmen solche Signale wahr. Bei einer email weiß ich nicht, wie der andere reagiert, bevor nicht die Rückantwort eintrifft, und auch dann weiß ich nicht, ob die Worte sorgfälltig gewählt oder in Eile hingeschrieben wurden.”

Wie jeden Monat lesen Sie hier die Themen des KMU-Beratungsbriefes des vergangenen Monats.  Wenn Sie die Themen bereits einen Monat früher lesen möchten, abonnieren Sie bitte kostenlos unseren KMU Beratungsbrief.

Rosige Aussichten durch grüne Produkte

Grün ist in! Die AKW-Katastrophe in Japan hat weltweit das Umweltbewusstsein geschärft, wer jetzt nicht nur den verantwortungsvollen Umgang mit der Natur signalisiert, sondern auch entsprechende Produkte anbietet, darf sich auf mehr Umsatz freuen. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier …

Multitasking auch im Marketing

Immer mehr Menschen machen immer mehr gleichzeitig. Zumindest, wenn es um den Medienkonsum geht. Zeitgleich zum Fernseher läuft der PC, daneben liegt das Handy. Je nach Informationsbedarf konzentriert man sich auf eines der Teile. Damit ergeben sich fürs Marketing erstaunliche Erfolgsaussichten. Wie Sie diese für Ihr Unternehmen umsetzen, verraten wir Ihnen hier …

Tipps fürs persönliche Change-Management

Die Zeit um Ostern herum nutzen viele Menschen, um Weichen für ihre Zukunft zu stellen. Der Essener Wirtschaftspsychologe Rolf Schmiel führt das auf eine genetische Veranlagung zurück – und hat ein Programm entwickelt, dass sicher durch den Wechsel begleiten soll. Informationen dazu finden Sie hier …

Ihre Firma im Stress-Test

Was wäre, wenn ..? Dieser Frage stellen sich Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige höchst ungern. Um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein, ist der Stress-Test dennoch sehr zu empfehlen. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie hier …

Wissen ist Macht, das wusste schon der englische Philosoph Francis Bacon (1561–1626). Für Firmen ist Know-how existenzentscheidend. Deshalb muss unternehmerisches Wissen lebendig gehalten werden. Angesichts des Fachkräftemangels kein einfaches Unterfangen. Es ist also Zeit, dass Wissensarbeiter in Aktion treten. Das sind diejenigen Arbeiter, die nicht für ihre körperliche Arbeit und manuellen Fähigkeiten entlohnt werden, sondern für die Anwendung ihres erworbenen Wissens. So formuliert es die „Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik“. Wissensarbeiter im aktuellen Kontext sind jene Fachkräfte, die einem Unternehmen – aus welchen Gründen auch immer – abhanden gekommen sind. Beispielsweise durch eigene Kündigung, durch Krankheit oder Rente. Und genau die gilt es, erneut zu aktivieren.

Wissensarbeiter reloaded

Eingesetzt werden solche „Wissensarbeiter reloaded“ beispielsweise als Berater oder Manager auf Zeit. Das Alter spielt dabei in den seltensten Fällen eine Rolle. Ganz im Gegenteil: Über viele Jahrzehnte aktive Privatiers fühlen sich geschmeichelt, wenn ihr Wissen wieder gefragt ist. Diese Chance sollten Sie nutzen: Bauen Sie aus Ihren „Ehemaligen“ einen Know-how-Pool auf, fragen Sie nach, wer für welche Aufgaben zur Verfügung stehen könnte. Erweitern Sie den Kreis noch um jene, die ihr Unternehmen freiwillig verlassen haben. Vielleicht lässt sich der eine oder andere von ihnen zur Rückkehr bewegen oder steht Ihnen – sofern es der Arbeitsvertrag erlaubt – als externer Berater zur Verfügung.

Wissensbilanz

Ein ganz wesentlicher Faktor zur Erhaltung des Firmen-Know-hows ist selbstverständlich auch eine aktuelle Beurteilung des intellektuellen Kapitals Ihres Unternehmens. Die so genannte Wissensbilanz! Eine Wissensbilanz ist ein durchaus wichtiges strategisches Instrument für Ihre Unternehmensführung, da sie Ihnen hilft Ihr Firmen-know-how zu erfassen, zu bewerten und dementsprechend zu optimieren. Das Fraunhofer Institut bietet in diesem Zusammenhang einen recht interessanten online „Wissensbilanz Schnelltest“ an.

Nachwuchsförderung

Ein weiterer wichtiger Faktor zur Erhaltung des Firmen-Know-hows ist die Nachwuchsförderung. Bieten Sie mehr Ausbildungsplätze an, schaffen Sie Rahmenbedingungen für Praktika. In direkter Zusammenarbeit mit Ihren Wissensarbeitern stellen Sie damit die richtigen Weichen für Ihre unternehmerische Zukunft. Denn schon in vier Jahren werden dem Arbeitsmarkt 1,5 Millionen Arbeitskräfte weniger zur Verfügung stehen als heute. Das hat die Bundesanstalt für Arbeit ausgerechnet.

So beteiligen Sie den Fiskus am Gehalts-Extra

Wer Mitarbeiter unterhalb der monatlichen 400-Euro-Grenze beschäftigt und diese pauschal mit 25 Prozent versteuert, kann den geringfügig Beschäftigten zusätzlich Gutes tun – ihnen ein Urlaubsgeld zahlen, ohne dass dafür Abgaben fällig werden. Sie als Unternehmer können dabei ebenso profitieren. Denn der Staat beteiligt sich Steuer mindernd an Ihrem Gehalts-Extra.

Die pauschale Besteuerung geringfügig Beschäftigter mit 25 Prozent bringt für die Arbeitnehmer Vorteile: Es fallen für sie keine Sozialabgaben an. Die vom Arbeitgeber zu zahlende Pauschale setzt sich aus 2 Prozent Lohnsteuer, 12 Prozent Rentenversicherung und 11 Prozent Krankenversicherung zusammen. Zusätzlich stehen den Hilfskräften abgabenfreie Begünstigungen zu, und zwar jährlich 156 Euro für den Mitarbeiter selbst, 104 Euro für dessen Ehepartner sowie 52 Euro für jedes auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Kind. „Erholungsbeihilfen“ heißen diese Freibeträge im Amtsdeutsch, umgangssprachlich Urlaubsgeld. Dies sollte denn auch „zeitnah“ ausgezahlt werden, und zwar nicht früher als drei Monate vor und nicht später als drei Monate nach dem Urlaub.

Sie als Arbeitgeber können von dieser Regelung ebenfalls profitieren und ihre Urlaubskasse um einen dreistelligen Betrag bereichern – sofern Sie verheiratet sind und Kinder haben: Stellen Sie Ihre Ehefrau als geringfügig Beschäftige ein und zahlen ihr, sich selbst und Ihren Kindern „Erholungsbeihilfe“. Der Zugewinn auf Ihrem Urlaubsgeldkonto ergibt sich aus der Differenz zwischen Ihrem persönlichen Einkommensteuersatz und der Pauschalbesteuerung. Ein Beispiel: Sie zahlen Ihrer Frau, sich selbst als deren Ehemann und Ihren drei auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Kindern zusammen 416 Euro steuer- und sozialabgabenfrei. Dafür entrichten Sie als Arbeitgeber 104 Euro Pauschale, macht zusammen 520 Euro als Betriebsausgabe. Würden Sie diese Summe direkt als Urlaubsgeld an sich selber zahlen, müssten Sie bei einem Grenzsteuersatz von beispielsweise 42 Prozent dafür rund 218 Euro Einkommensteuer zahlen – 114 Euro mehr als bei der Pauschalbesteuerung. Mit dieser Summe lässt sich im Urlaub schon einiges anstellen …

Es freut mich Ihnen heute einen neuen Imagefilm über die Becker von Buch Unternehmensberatung zu zeigen. Dieser Film wurde im Zusammenhang mit der Auszeichnung zum Top Consultant 2010 produziert und gewährt Ihnen einen kleinen Einblick in unsere Büroräume in Hannover.

Die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Positionen zu haben ist sicherlich der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens. Dies funktioniert jedoch nicht immer!

Ein Grund warum das so ist erklärt das „Peter-Prinzip“. Laurence Peter und Raymond Hull haben im Jahr 1969 in Ihrem Buch „The Peter-Principle“ auf humorvolle Art & Weise dargestellt, dass in einer Hierarchie jeder Beschäftigte dazu neigt, bis zu seiner persönlichen Stufe der Unfähigkeit aufzusteigen. Demnach ist es unumgänglich, dass nach einer gewissen Zeit, jede Position einer Organisation von einem Mitarbeiter besetzt wird, der unfähig ist seine Aufgaben zu erfüllen.

In dem Kurzfilm den ich Ihnen heute hier zeigen möchte, wird dieses Prinzip am Beispiel des Aufstiegs eines Krokodils, einer Maus, einer Katze und eines Elefanten in einer Schwimmringfabrik verdeutlicht. Der Kurzfilm ist wirklich großartig gemacht und hat auch demensprechend den Wirtschaftsfilmpreis 2007 gewonnen. Also viel Spass beim Ansehen!

Fast alle Taschendiebe sind Meister ihres Fachs: Unbemerkt greifen sie in die Handtasche oder ins Jackett und angeln die Geldbörse heraus. Dennoch besteht für sie ein hohes Risiko, und zwar immer dann, wenn sie mit den gestohlenen Sachen erwischt werden. Diese Gefahr könnte demnächst gebannt sein: Der „Taschendiebstahl 2.0“ kommt ohne physischen Wechsel aus, und was nicht da ist, kann auch nicht entdeckt werden. Um genau zu sein: Gestohlen werden keine Geldbörsen, sondern Daten, und zwar ebenso unbemerkt. Denn immer mehr Kreditkarten und Handys sind mit einer Funktion namens NFC ausgestattet. Das steht für „Near Field Communication“ und bezeichnet einen Übertragungsstandard zum kontaktlosen Austausch von Daten über kurze Strecken. Genutzt wird NFC beispielsweise zum berührungslosen Zahlen von Fahrkarten per Handy oder Kreditkarte oder für die Zugangskontrolle.

Derzeit sind zwar nur wenige Handys und Kreditkarten mit NFC-Technologie ausgestattet. Doch sowohl Apple als auch Google und Samsung haben für ihre Handy-Betriebssysteme entsprechende Unterstützung angekündigt. Damit wird die Verbreitung kurzfristig stark zunehmen. Die Gefahr der „Digital Pickpockets“, der digitalen Taschendiebe, liegt in den noch nicht ganz ausgereiften Sicherheitsstandards. So ist es technisch kein allzu großes Problem, sich per geeignetem Scanner gegenüber einem NFC-Handy oder einer NFC-Kreditkarte als legitimer Nutzer auszugeben und vollen Zugriff auf die gespeicherten Daten zu bekommen. Unsere Empfehlung: Warten Sie mit der Anschaffung noch so lange, bis die Datensicherheit eindeutig geklärt ist!